CZYNNOŚCI NOTARIALNE

Notariusz jest powołany do dokonywania czynności, którym strony są obowiązane lub pragną nadać formę notarialną (czynności notarialne).

Notariusz w zakresie swoich uprawnień działa jako osoba zaufania publicznego, korzystając z ochrony przysługującej funkcjonariuszom publicznym.

Czynności notarialne, dokonywane przez notariusza zgodnie z prawem, mają charakter dokumentu urzędowego.

W ramach swoich działań notariusz zobowiązany jest:

czuwać nad należytym zabezpieczeniem praw i słusznych interesów stron oraz innych osób, dla których czynność ta może powodować skutki prawne;
udzielać stronom niezbędnych wyjaśnień dotyczących dokonywanej czynności notarialnej;
odmówić dokonania czynności notarialnej sprzecznej z prawem;
zachować w tajemnicy okoliczności sprawy, o których powziął wiadomość ze względu na wykonywane czynności notarialne.

Zgodnie z ustawą z dnia 01 marca 2018 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, notariusz, jako instytucja obowiązana, rejestruje, a następnie przekazuje do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej informacje o wszystkich transakcjach podlegających tej ustawie (w tym o wartości powyżej 15.000 Euro).

Wszystkie czynności notarialne przeprowadza się w języku polskim.

W przypadku osoby nie władającej tym językiem lub na życzenie uczestnika czynność może być również dodatkowo dokonana w innym języku – przez samego notariusza (jeśli może wykorzystać własną znajomość języka obcego wykazaną w sposób określony dla tłumaczy przysięgłych) lub przy pomocy tłumacza przysięgłego.

Notariusz dokonuje następujących czynności:

– sporządza akty notarialne;

– sporządza akty poświadczenia dziedziczenia;

– sporządza następujące poświadczenia:

* własnoręczności podpisu;

* zgodności odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem;

* daty okazania dokumentu;

* pozostawania osoby przy życiu lub w określonym miejscu;

– spisuje protokoły (np. zgromadzeń organów spółek, zebrań Wspólnot Mieszkaniowych, losowań);

– sporządza protesty weksli i czeków;

– przyjmuje na przechowanie dokumenty, pieniądze i papiery wartościowe;

– sporządza wypisy, odpisy i wyciągi dokumentów;

– sporządza, na żądanie stron, projekty aktów, oświadczeń i innych dokumentów;

– sporządza inne czynności wynikające z odrębnych przepisów.

Czynności notarialnych notariusz dokonuje w kancelarii notarialnej.

Czynność może być dokonana wyjątkowo także w innym miejscu, jeżeli przemawia za tym jej charakter lub szczególne okoliczności. Dotyczy to w szczególności sporządzania protokołów zgromadzeń organów spółek, zebrań Wspólnot Mieszkaniowych czy członków spółdzielni oraz sytuacji, gdy osoba biorąca udział w czynności notarialnej, z uwagi na stan zdrowia albo inne okoliczności, nie może stawić się osobiście w Kancelarii.

Wszelkie dokumenty potrzebne do sporządzenia czynności notarialnej powinny być dostarczone do notariusza przed umówionym terminem jej dokonania (najlepiej kilka dni wcześniej). Pozwoli to na ich rzeczową analizę z możliwością zwrócenia uwagi na konieczność ich uzupełnienia, a w konsekwencji na sprawne i bezpieczne dokonanie czynności. Dokumenty do samej czynności powinny być złożone w oryginale, choć do ich analizy mogą być również przekazane w kserokopiach lub za pomocą poczty elektronicznej. Ponadto przed czynnością należy dostarczyć również dane kontrahentów, które obejmują:

– w przypadku osób fizycznych : imiona, nazwiska, imiona rodziców, PESEL, stan cywilny, adres zamieszkania, rodzaj i numer dokumentu tożsamości;

– w przypadku innych osób - pełną nazwę, numer rejestru (zazwyczaj KRS), REGON, NIP, adres siedziby, a także dane ich przedstawicieli (imiona, nazwiska, PESEL, adres zamieszkania, rodzaj i numer dokumentu tożsamości).

Pragniemy podkreślić, iż poniższe wyliczenie jest jedynie poglądowe.

W każdym przypadku prosimy o kontakt z Kancelarią w celu ustalenia, jakie dokumenty należy dostarczyć do dokonania czynności notarialnej.

Podstawowymi dokumentami niezbędnymi do przygotowania aktu notarialnego są:

1. w przypadku nieruchomości gruntowej

a) odpis księgi wieczystej prowadzonej dla nieruchomości (wskazane aby był jak najbardziej „aktualny”); jeśli księga jest już prowadzona w systemie informatycznym (zapisana w centralnej bazie ksiąg wieczystych) uzyskać go można w każdym Wydziale Ksiąg Wieczystych w Sądach Rejonowych;

b) dokument potwierdzający nabycie nieruchomości przez dotychczasowych właścicieli (może być to umowa, orzeczenie sądu lub decyzja administracyjna) – do wglądu;

c) pismo z Urzędu Gminy/Miasta określające przeznaczenie nieruchomości w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego (najczęściej Urzędy wydają wypisy/zaświadczenia/informacje z takiego planu) lub stwierdzające brak planu;

d) wypis z rejestru gruntów i wyrys z mapy ewidencyjnej dotyczących gruntu przeznaczonego do zbycia – w przypadku gdy zbywana jest jedynie część nieruchomości zapisanej w księdze wieczystej;

e) zaświadczenie właściwego Starosty, iż nieruchomość jest/nie jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją "inwentaryzacyjną", o której mowa w art. 19 ust. 3 ustawy o lasach

2. w przypadku nieruchomości lokalowej (lokalu)

a) odpis księgi wieczystej prowadzonej dla lokalu (szczegóły patrz pkt 1.a);

b) dokument potwierdzający nabycie lokalu przez dotychczasowych właścicieli (szczegóły patrz pkt 1.b) – do wglądu;

3. w przypadku spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu (domu)

a) zaświadczenie wystawione przez Spółdzielnię Mieszkaniową (wskazane aby było jak najbardziej „aktualne”);

b) odpis księgi wieczystej, jeżeli została założona (szczegóły patrz pkt 1.a);

c) dokument potwierdzający nabycie prawa do lokalu (szczegóły patrz pkt 1.b) – do wglądu;

Po przeanalizowaniu wskazanych wyżej dokumentów może się niestety okazać, że koniecznym będzie przedłożenie jeszcze innych (np. zaświadczenia Naczelnika Urzędu Skarbowego dotyczącego rozliczenia podatku w przypadku nabycia rzeczy/prawa w drodze spadku, darowizny, nieodpłatnego zniesienia współwłasności lub zasiedzenia). Miejsce sporządzenia czynności Czynności notarialnych notariusz dokonuje w kancelarii notarialnej.