Der Notar wird zur Durchführung von Tätigkeiten bestellt, denen die Parteien eine notarielle Form geben müssen /wenn durch Gesetz notarielle Beurkundung vorgeschrieben ist/ oder wollen – notarielle Tätigkeiten.
Im Bereich seiner Befugnisse ist der Notar Person des öffentlichen Vertrauens, so dass er den Schutz, der den Amtspersonen zusteht, in Anspruch nimmt.
Die infolge der notariellen Tätigkeiten entstandenen Dokumente sind amtliche Urkunden.
Im Rahmen seiner Funktion ist der Notar verpflichtet:
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erforderliche Sicherung der Rechte und Interessen der Parteien sowie auch Dritter, für die das betreffende Geschäft Rechtsfolgen haben könnte, zu überwachen;
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den Parteien notwendigen Erläuterungen betreffend vorzunehmenden Geschäfts zu erteilen;
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die Vornahme des rechtswidrigen Geschäfts zu verweigern;
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alle Umstände die er in Zusammenhang mit dem vorgenommenen Geschäft zur Kenntnis genommen hat, geheim zu halten (Notargeheimnis).
Gemäß dem Gesetz vom 01 März 2018 über Verhinderung der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung ist der Notar verpflichtet Angaben zu den Geschäften deren Wert über 15.000 Euro liegt zu registrieren und an den Hauptinspektor für Finanzinformationen weiterzuleiten.
Alle Tätigkeiten werden in polnischer Sprache vorgenommen.
Wenn der Mandant polnischer Sprache nicht mächtig ist oder solchen Antrag stellt – darf diese Tätigkeit zusätzlich auch in einer anderen Sprache erfolgen – durch den Notar selber (wenn er eigene Sprachenkenntnisse benutzt, die aber in für vereidigte Dolmetscher vorgesehene Weise nachgewiesen werden sollen) oder mit Hilfe eines vereidigten Übersetzers.
Arten der Amtstätigkeiten:
Die Notare sind zuständig,
– Beurkundungen von Geschäften vorzunehmen (das Ergebnis dieser Tätigkeit ist eine notarielle Urkunde);
– Beurkundungen über Erwerb der Erbschaft (das Ergebnis dieser Tätigkeit ist der notarielle Erbschein);
– Unterschriften zu beglaubigen;
– Abschriften, Ablichtungen und Auszügen von Dokumenten zu beglaubigen;
– Aufenthalts- und Lebensbescheinigungen auszustellen;
– den Zeitpunkt der Vorlegung einer Urkunde festzustellen;
– Beglaubigungen und Bescheinigungen zuzustellen,
– Wechsel- und Scheckprotesten aufzunehmen;
– Dokumente, Geld und Wertpapiere zur Aufbewahrung zu übernehmen;
– Dokumentenauszüge und –abschriften anzufertigen;
– die Entwürfe von Urkunden, Erklärungen und anderen Dokumenten anzufertigen (auf Ansuchen der Parteien);
– sonstige Tätigkeiten, die sich aus gesonderten Vorschriften ergeben, vorzunehmen.
Ort der Tätigkeitsausübung
Notarielle Tätigkeiten nimmt der Notar in der Kanzlei vor.
Diese können auch ausnahmsweise an anderer Stelle vorgenommen werden, wenn der Charakter der Tätigkeit oder besondere Umstände dafür sprechen. So ist es im Falle des Protokollführens der Versammlungen von Gesellschaftsorganen, Wohnungseigentümergemeinschaften oder Genossenschaften, sowie auch dann, wenn eine an dem Geschäft teilnehmende Person auf Grund ihres Gesundheitszustandes oder anderer objektiver Umstände nicht persönlich in der Kanzlei sein kann.
Dokumente
Alle zum Vorbereiten der Urkunde notwendigen Dokumente sollten dem Notar vor dem vereinbarten Unterzeichnungstermin eingereicht werden (bestenfalls ein paar Tage früher). Das ermöglicht ihre sachliche Analyse und lässt Zeit zur eventuellen Ergänzung, was zur Folge eine problemlose und sichere Abwicklung des Geschäfts haben sollte.
Die Dokumente sind im Original vorzulegen, obwohl für die Analyse des Sachverhaltes reicht es wenn man sie als Kopie einreicht oder per e-mail schickt.
Außerdem soll man dem Notar auch folgende Angaben zu den Beteiligten nennen:
– bei natürlichen Personen: Vornamen, Nachname, Vornamen der Eltern, PESEL (statistische Identifikationsnummer der Einwohner), Familienstand, Wohnanschrift, Nummer des Personalausweises/Reisepasses;
– bei anderen Personen: voller Name, Registernummer (normalerweise im Landeshandelregister – KRS), REGON (statistische Nummer), NIP (Steuernummer), Sitz und Anschrift, Angaben zu den Vertretern (Vornamen, Nachname, PESEL Wohnanschrift, Nummer des Personalausweises/Reisepasses);
Hiermit möchten wir zum Ausdruck bringen, dass die unten genannte Aufzählung unverbindlich ist nur dem Beispiel dient.
Sie sollten immer die Kanzlei kontaktieren, um festzustellen, welche Dokumente zum Vollzug der beabsichtigten notariellen Tätigkeit notwendig sind.
Zum Vorbereiten einer notariellen Urkunde sind mindestens notwendig:
1. im Falle eines Grundstücks
a) aktueller Auszug aus dem Grundbuch;
b) Dokument, der den Erwerb der Immobilie durch gegenwärtige Eigentümer bezeugt (Vertrag, Gerichtbeschluss, Verwaltungsakt) – zur Einsicht;
c) Schreiben der zuständigen Behörde über den örtlichen Bebauungsplan oder dessen Fehlen;
d) Auszug aus dem Liegenschaftsregister des Katasteramtes – wenn das zu veräußernde Grundstück nur ein Teil der im Grundbuch eingetragenen Immobilie ist;
c) Schreiben der zuständigen Behörde über der Widmung der Immobilie für forstwirtschaftliche Zwecke;
2. im Falle einer Eigentumswohnung
a) aktueller Auszug aus dem Grundbuch;
b) Dokument, der den Erwerb der Wohnung durch gegenwärtige Eigentümer bezeugt (Vertrag, Gerichtbeschluss, Verwaltungsakt) – zur Einsicht;
3. im Falle der genossenschaftlichen eigentumsähnlichen Rechts an einer Wohnung (einem Haus)
a) aktuelle Bescheinigung der Wohnungsbaugenossenschaft;
b) aktueller Auszug aus dem Grundbuch – wenn es angelegt wurde;
c) Dokument, der den Erwerb des Rechtes durch gegenwärtige Rechtsträger bezeugt (Vertrag, Gerichtbeschluss) – zur Einsicht;
Nach der Dokumentenanalyse könnte sich leider herausstellen, dass noch weitere vorzulegen sind (z.B. die Zustimmung/Bescheinigung des Leiters des Finanzamtes im Falle des vorherigen Sach/Rechterwerbs auf dem Wege des Erbes, der Schenkung, der unentgeltlichen Miteigentumsaufhebung oder der Ersitzung);